Até a presente data, para fazer a confirmação on-line, o convidado tinha que escrever seu nome e sobrenome. Este procedimento dava margem a erro, uma vez que nem sempre os anfitriões passavam para a equipe do RSVP Fácil o sobrenome do convidado escrito corretamente.

Com a nova tecnologia desenvolvida, o convidado digita apenas o seu primeiro nome e na tela seguinte (caso haja mais de duas pessoas com o mesmo nome) ele completa os quatro últimos dígitos de seu telefone para confirmar sua presença. Assim, o sistema se tornou mais prático e seguro.

Todas as produtoras ligadas ao RSVP Fácil ficaram bastante satisfeitas com a novidade.

Veja abaixo os quatro casos de e-mails que serão enviados.

Chamado ainda como NOVO há mais de sete dias
Sempre que um chamado for aberto e permanecer como ‘Novo’ no sistema integrado por mais de 7 dias, o responsável pelo chamado receberá um e-mail diariamente avisando que o chamado ainda não foi lido e que precisa ser resolvido.

Assim que o chamado for resolvido, automaticamente o e-mail pára de ser enviado.

Essa situação é válida mesmo para os chamados mais simples onde o autor não solicitou nenhum tipo de resposta.

Chamado marcado como ‘Novo’ que precisa de resposta
Caso o autor de um chamado tenha solicitado retorno, o chamado permanece com status ‘novo’ até que esse status seja alterado para ‘pendente’ ou ‘resolvido’. O responsável pela apuração do chamado receberá diariamente um e-mail com essa notificação.

Chamado que precisa de resposta com prazo próximo a expirar
Caso o autor de um chamado tenha solicitado retorno e o chamado ainda não tenha sido resolvido (novo ou pendente), 24 horas antes do prazo do chamado expirar, o responsável pelo chamado receberá um único e-mail alertando sobre este prazo.

Chamado que precisa de resposta com prazo expirado
Caso um chamado que necessite de resposta tenha seu prazo expirado (vencido), o responsável pela apuração dos chamados receberá diariamente um e-mail informando que o prazo de resposta expirou há “X” dias.

Assim que o chamado for dado como ‘resolvido’ automaticamente o e-mail pára de ser enviado.

Agora cada pessoa que liga para a central de atendimento é cadastrada e a partir desse momento é registrado todo o histórico de relacionamento.

O contratante sabe quantas vezes determinado cliente já ligou para o Call Center, quais foram suas reclamações, elogios ou sugestões, quais ações de marketing o mesmo recebeu, em quais ações participou diretamente. Tudo sempre muito simples.

Veja abaixo o conteúdo do e-mail.

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Prezado Contratante do Serviço SAC 0800 Fácil Telequality,

No ano de 2008 lançamos o novo sistema para acompanhamento e interação nos chamados abertos pelo Call Center.

Criamos esse sistema com intuito de organizar todo processo dos chamados tornando assim mais fácil o trabalho do Responsável pela Apuração dos mesmos.

Com o sistema, todos os chamados ficam registrados e além de poder buscá-los a qualquer momento, todas as pessoas que tem acesso ao mesmo, podem fazer anotações (incluir nota no histórico), dessa maneira registrando tudo que aconteceu, as causas, os envolvidos, como o problema foi resolvido e etc.

O processo interno da Telequality continua o mesmo:

1- O cliente liga para o 0800 para fazer sua reclamação, elogio, sugestão ou solicitar qualquer tipo de informação.

2- Nossos operadores que tem acesso a todas as informações da empresa contratante atendem ao cliente registrando a razão de seu chamado.

3- Após o atendimento, o responsável pelo assunto dentro da empresa contratante recebe um e-mail com a Notificação do Chamado.

4- O responsável deve assim que receber o e-mail acessar o sistema integrado para ler o chamado completo com todas as informações.

Usando o sistema

O novo sistema da Telequality funciona como se fosse um webmail. Todos os chamados ficam registrados e podem ser arquivados em pastas diferentes “Novos”, “Pendentes” e “Resolvidos”.

A- Acesse www.telequality.com.br

B- Digite o e-mail cadastrado e sua senha

C- Para ver os chamados novos, basta clicar no item de menu “Novos Chamados”

D- Quando clicar em cima do chamado, terá acesso a todas as informações do mesmo, e terá a opção de realizar 4 (quatro) ações:

1- Incluir nota no histórico
Quando uma nota do histórico é incluída, todas as pessoas dentro da contratante que tem acesso ao chamado, recebem um e-mail informando sobre a interação. Dessa maneira o que é escrito fica registrado. O ideal é que assuntos relacionados aos chamados, sejam “discutidos” dentro do sistema pelos usuários, sem ter a necessidade de mandar e-mails e etc.

2- Marcar como Pendente
Quando um chamado é marcado como pendente, ele sai da pasta de novos e fica na pasta de “Pendentes” até que seja resolvido.

3- Marcar como Resolvido
Após apuração do chamado, o mesmo deve ser marcado como resolvido. Na hora que o chamado é marcado como resolvido, é obrigatório que o responsável pela apuração, insira uma nota de encerramento explicando como o chamado foi resolvido.

4- Responder para Telequality
Quando um chamado é respondido, o supervisor da Telequality recebe essa resposta e age conforme as instruções passadas, podendo ligar para o reclamante (ativo) para passar a resposta, a informação, ou a resolução do problema ocorrido.

Importante
Nosso sistema está em constante construção, desejamos que ele seja uma ferramenta muito fácil de usar e prática para nossos contratantes. Caso sinta qualquer tipo de dificuldade entre em contato conosco.

Qualquer crítica ou sugestão será sempre muito bem-vinda. Você pode enviar sua sugestão ou crítica acessando o item de menu “Enviar Mensagem”.

Em poucos minutos você receberá sua senha de acesso ao sistema.

Atenciosamente
Equipe Telequality

www.telequality.com.br

Agora os contratantes podem visualizar o histórico de todas as campanhas realizadas por e-mail.